TwitterLinkedInFacebookCopy Link

Sådan får du dine medarbejdere til at deltage aktivt i virtuelle møder

ESSENSEN AF MØDER ER ENGAGEMENT. MEN DET ER SVÆRT! SVÆRT FORDI MØDER KRÆVER OPMÆRKSOMHED, EN OPMÆRKSOMHED, DER KAN VÆRE VANSKELIG AT SKABE, NÅR MAN YDERMERE IKKE ER SAMLET FYSISK I SAMME RUM. 

Mange af os oplever i disse dage at møder, rejser, arbejdsdage og konferencer bliver aflyst i fornuftens lys af Corona-virussen, og den smittefare der er, når mange mennesker samles. Mange virksomheder som bl.a. Google og Microsoft har aflyst alle fysiske konferencer og møder på globalt plan, til fordel for virtuelle møder, i kampen om at få bugt med Corona-virussen. Trods det at virtuelle møder ikke altid har samme effekt som fysiske møder og konferencer, mener vi hos EGN, at vore medarbejdere og medlemmer, stadig har brug for nye faglige vitaminer til hjernen.

Essensen af møder er engagement, og vi kender nok alle til de møder, som tager mere energi, end de giver. Når vi sidder i samme rum, kompenserer vi ofte vores eget engagement med en ”tvangsøjenkontakt”, fordi vi føler en vis forpligtelse til at vise interesse. Men hvad så når møderne finder sted på en online platform? Er engagement og opmærksomhed så ikke blot endnu sværere at stile efter? Som virksomhed eller mødeholder er vi nødt til at lære, hvad vi allerede skulle have mestret for længe siden: ”Skabelsen” af frivilligt engagement – strukturerede muligheder for, at deltagerne i mødet kan engagere sig fuldt ud. Men hvordan?

Uanset om vores møde afholdes for at tage afgørende beslutninger, løse problematikker, påvirke andre eller styrke forhold, er forudsætningen for et effektivt møde frivilligt engagement.

Harvard Business Review har brugt de sidste par år på at undersøge virtuelle træningssessions for, at forstå hvorfor de fleste virtuelle møder ofte ingen effekt har. Gennem Harvards forskning, fandt man frem til fem steps, der fører til forudsigeligt bedre møderesultater på online platforme. De følgende fem steps, er hvad du, skal være opmærksom på, næste gang du holder et virtuelt møde.

Lad os sige du skal afholde en 15-minutters virtuel præsentation til 20 af dine kollegaer spredt over hele Danmark. Dit mål er at overbevise dine kollegaer om, at i skal identificere nogle globale salgsmuligheder, fra hver af jeres regionale kontorer, og derefter i samarbejde forfølge dem. For at undgå en passiv præsentation og for at engagere dine kollegaer, har du valgt at benytte dig af et PowerPoint slideshow. Her er reglerne, som du skal efterleve:

1. 60-sekunders reglen
Du kan ikke engagere en gruppe af mennesker til at løse et givent problem, før de selv har følt problemet. Brug de første 60 sekunder af dit møde med omtanke, og få sat dine budskaber på spidsen, hvor du eksempelvis deler chokerende, progressivt eller provokerende data, anekdoter eller analogier, der dramatiserer problemet, for at opnå opmærksomhed fra start. En anden strategi er at engagere føleler ved at gøre brug af analogi. Uanset hvilken taktik du vælger at bruge, er dit mål at sikre, at dine mødemedlemmer empatisk tager problemet, før i, i fælleskab prøver at løse det.

2. Ansvarsreglen
Det er videnskabeligt bevist at, når folk kommer ind i enhver social ramme, arbejder man stiltiende med at bestemme sin rolle. Et eksempel på dette er, når du tager i biografen. Her definerer du ubevidst din rolle som observatør – du er der for at blive underholdt. Den største engagementstrussel i virtuelle møder og webinars er ubevidst at give teammedlemmer rollen som observatør. Mange indtager allerede denne rolle, idet de modtager mødeinvitationen. For at modvirke denne implicitte rolle ageren, skal du tidligt på dit møde danne en oplevelse af et delt ansvar. Dette opnås ikke ved at sige, ”Okay, jeg vil have at dette skal være en samtale og ikke en præsentation. Jeg har brug for jer alle, og at i alle er involveret”. Dette fungerer sjældent. Skab i stedet et grundlag for at dine kollegaer kan tage et meningsfuldt ansvar.

3. Der er ingen steder at skjule sig
Forskning viser, at en person, der får et slagtilfælde i et tog, er mindre tilbøjelig til at få hjælp, jo flere mennesker der er i toget. Socialpsykologer omtaler dette fænomen som ”spredning af ansvar”. Hvis alle er ansvarlige, føler ingen sig ansvarlig. Undgå dette på dit møde ved at give folk opgaver, som de aktivt kan engagere sig i, på den måde er der ikke nogen, som har mulighed for at sidde og gemme sig bag skærmen. Definer et problem, der hurtigt kan løses, inddel folk i grupper på to eller tre. Giv dem et medie, så de kan kommunikere med hinanden, fx videokonference, teams platforme, beskedplatforme, mailkorrespondancer, zoom break out rooms mm. Med fare for at lyde for barsk, er det videnskabeligt bevist, at når folk får en meget begrænset tidramme til at påtage sig en given, men struktureret opgave, opnås resultater hurtigere. Dette kan for eksempelvis siges i retning af: ”De næste slides viser, hvem i er i gruppe med, jeg vil gerne, at i nu tager to minutter i hver af jeres grupper, til at identificere problemet”. Dernæst kan du bede alle om at fremlægge deres svar på tværs af grupperne, på denne måde får du skabt interaktion og en inddragelse af alle kollegaer på mødet.

4. Kort og kontant
Intet rammer en gruppe mere pålideligt end velstruktureret og organiseret data. Det betyder ikke noget, hvor intelligente, sofistikerede eller dygtige gruppen er. H vis dit mål er engagement, skal du blande fakta, belæg og historier. Opfordringen lyder dog, at du skal vælge den mindst mulige mængde data, til at informere og engagere din gruppe. Tilføj ikke et enkelt slide mere, bare fordi, og sørg for at fjerne så meget støj i kommunikationen som muligt. Har du for mange slides, kan man som deltager hurtigt føle sig tvunget til blot at ”komme igennem dem”. På denne måde tvinger du også dig selv til at engagere de deltagende.

5. 5-minutters reglen
Lad der aldrig gå mere end 5 minutter, uden at give gruppen et konkret problem at løse. Deltagerne på mødet befinder sig på forskellige lokationer spredt i nær og fjern, hvor der muligvis kan være mange fristende distraktioner, som eksempelvis køleskabet, kaffemaskinen eller mobiltelefonen. Hvis du ikke opretholder en konstant forventning om meningsfuld involvering, trækker deltagerne sig ind i den lokkende observatørrolle som nævnt før, og du bliver nødt til at arbejde endnu hårdere for at bringe dem tilbage på sporet. Stil efter at have 2-3 korte, veldefinerede og meningsfulde engagement muligheder i din 15-minutters præsentation.

Sandheden er, at disse regler allerede bør være gældende, uanset hvilket slags møde du leder – fysisk ligeså vel som virtuelt. Indsatsen er blot endnu højere her, når teammedlemmer er ude af syne, og deltagernes es sind frit kan vandre. At følge disse fem regler vil i følge Harvard Bussiness Review øjeblikkeligt ændre produktiviteten af ​​enhver virtuel samling. #Makingeachotherbetter

 

Vi mener at alle fortjener et godt netværk.

Hvilken netværksgruppe vil passe perfekt til dig? Udfyld formularen og få personlig rådgivning.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
TwitterLinkedInFacebookCopy Link

Hvorfor skal du vælge os?

Hører du til blandt dem, som sætter dagsordenen? EGN kan tilbyde dig et tidseffektivt produkt, som er worth your while – vi samler toppen af dansk erhvervsliv og fokuserer på komprimeret vidensdeling og kvalificeret erfaringsudveksling i et ambitiøst topledernetværk af de dygtigste af din egen slags.