Prioriterar du bort din dagliga reflektion
Undersökningar visar att redan med 15 minuters reflektion varje dag höjer du åtskilligt din prestation. Affärscoachen Ylva Beck ger dig här tips hur du enkelt kan skapa utrymme i din vardag för självreflektion och menar att varje ledare behöver reflektera regelbundet med andra.
Jennifer Guckel Porter från Boda Group har en gedigen erfarenhet som ledarskapscoach. I Harvard Business skriver hon om varför reflektion är så nödvändig för ledare och varför den ändå lätt prioriteras bort.
– När folk hör att jag är ledarcoach får jag ofta frågan vilka klienter jag tycker är de svåraste. Nybakade chefer? Seniora ledare som tror sig ha svar på allt? Ledare som trycker ner och försöker förminska andra? Eller ledare som undviker ansvarstagande? Svaret är faktiskt ingen av dessa. De mest utmanande ledarna att coacha är de som inte tar sig tid att reflektera, säger Jennifer Porter.
”Jag bär alltid med mig en”insiktsbok” i väskan. I den skriver jag ner nya lärdomar som jag vill ta med mig av något som just har hänt.”
Hon beskriver att den mest givande reflektionstiden har både inslag av medvetna överväganden och analysering av övertygelser och ageranden, med syftet att lära sig:
– En stunds reflektion ger din hjärna möjlighet att få stanna upp mitt i en rörig situation. I denna skapade paus kan du reda ut och sortera observationer och erfarenheter, överväga olika tolkningar av vad som skett och hitta syfte. Det är i syftet som lärandet skapas, vilket gör att du i samband med reflektionen lagrar information för dina framtida tankar och handlingar.
Porter lyfter en undersökning där man lät en av två grupper med samma arbetsuppgifter reflektera 15 minuter över sina insatser och nya lärdomar vid slutet av sin arbetsdag. Efter 10 dagar visade det sig att gruppen som tagit tid för reflektion hade höjt sina prestationer med 23 procent. Vidare visade en engelsk studie av britter som pendlar till arbetet att de som under sin restid väljer att planera och reflektera över sin dag upplever större tillfredsställelse, är mer produktiva och har mindre benägenhet till utmattning.
EGN Magazine ringde upp Ylva Beck, affärscoach i Göteborg, som även i sin vardag lägger mycket tid på att stötta och coacha ledare. I över tjugo års tid har hon personligen för vana att skriva ner sina insikter för att stimulera sitt reflekterande:
– I mina yngre år jobbade jag med affärsutveckling på Ericsson, där jag hade en kollega som utvecklade processer för hur man bättre kan reflektera, både idéutveckling och grupputveckling. Det gjorde ett sådant intryck på mig att jag sedan dess alltid bär med mig en ”insiktsbok” i väskan. I den skriver jag ner nya lärdomar som jag vill ta med mig av något som just har hänt. Det kan vara både något dåligt eller riktigt bra från ett möte, ett samtal, en händelse. Varför blev detta så lyckat/dåligt och vad kan jag lära mig av detta?
Vad händer när man inte tar sig tid att reflektera?
– Det är väldigt lätt att komma in i en livsstil där man som chef bär alldeles för mycket själv. Då blir huvudet snabbt blir fullt av olösta problem. Både för den enskildes hälsas skull och för problemlösningens process är det oerhört viktigt att reflektera och få ventilera för att kunna släppa taget om tuffa funderingar när det behövs. Vi behöver också regelbundet reflektera tillsammans med andra för att testa våra funderingar och oprövade lösningar.
Ylva understryker att även om man dagligen har en stund av reflektion bör man se till att inte endast reflektera i vakuum, utan skapa vanor att reflektera med andra ledare. I sin roll som facilitator för flera nätverksgrupper i Göteborgsområdet ser hon ständigt ledare utveckla sin förmåga att reflektera med andra. Hon ger en rad exempel på hur man inom dessa grupper drar fördel av varandras perspektiv och på så sätt både växer i sitt eget ledarskap och får stöttning i tankeprocesser:
– Här får ledare och chefer möjlighet att ”provtrycka” sina tankar tillsammans med andra kloka människor under sekretess innan de ska gå live med sina lösningar. Som ledare står man ofta under stark press att leverera och det är lätt att ta för snabba beslut. Därför är det viktigt att reflektera först. Jag får i min vardag regelbundet bevittna vad som sker både med individer och med grupper när de på djupet tar vara på det kollektiva reflekterandet.
Hon berättar en incident från en av sina senaste nätverksträffar. Gruppen som möts cirka sex gånger per år under fyra timmar var mitt uppe i ett samtal när en av medlemmarna får ett telefonsamtal av sin högsta chef. Hen fick en tuff utskällning över telefon och återvände sedan in till sin nätverksgrupp. Det tog inte lång stund förrän en av kollegorna i gruppen märkte att något stod fel till, och öppet ställde frågan ”du verkar inte lika närvarande idag på mötet?” Det blev ett genuint samtal kring det inträffade. Efter nätverksträffen gick flera av de seniora cheferna ut och åt och fortsatte samtalet och delade liknande händelser och goda råd på hur man kunde tackla det som skett. I det här fallet kände hen sig felaktigt behandlad, men det var först efter att ha fått sin grupps support i ryggen och deras bekräftelse på ett sunt och klarsynt resonemang som kraften infann sig att lösa konflikten.
– Vi lär oss mycket av andras berättelser. Det kan vara så konkret som att få bolla tankar kring sitt anställningsavtal eller reflektera över hur man blir bättre på att ge sitt team feedback. Nyligen delade en ledare i en nätverksgrupp hur nära smärtgränsen hen nått en utbrändhet. Situationen var förstås allt annat än unik, men det var först när hen öppnade upp som andra började dela liknande erfarenheter och utmaningar. Det är viktigt att våga vara lite modig när man reflekterar i grupp. Då får man också mer utdelning.
Varför reflekterar då inte fler ledare mer regelbundet?
– Många förstår inte kraften i regelbunden reflektion förrän man prövat och börjat se de goda effekterna. Jag möter liknande fördomar inför reflektion som inför coaching, där vissa anser att en affärskvinna eller affärsman i hög rang inte behöver ventilera och reflektera tillsammans med andra. Ändå ifrågasätter ingen att en idrottsman behöver en coach för att få stöd i sin självreflektion. Ett annat stort hinder tror jag är tiden. Reflektion måste få ta tid. Det handlar inte bara om att ta tid att berätta utan att ge tid till att få feedback på det man berättat. Generellt är vi i samhället dåliga på att ta tid till detta. Här ser jag till exempel att en sådan struktur som finns i EGN:s nätverksgrupper är starkt gynnsam för ledare.
Men räcker det inte att bolla med sin partner på hemmaplan eller med en klok kollega?
– Som chef är det lätt att inta en roll där allt är under kontroll, man vill varken att ens arbetsplats eller en själv ska framstå i sämre dager. Därför undviker vi lätt att tala med andra. De allra flesta saknar ju naturliga professionella sammanhang för reflektion, men när det gäller vissa utmaningar kan det vara sunt att bespara sin partner eller vän. Jag ser en gruppmiljö, som i ett chefsnätverk, som ett fantastiskt verktyg där ledare får stöttning av andra ledare på liknande strategiska höjd. I ett sådant forum finns både uttalade ”spelregler” och en inställning att man är där för att stötta varandra och utvecklas, och du förväntas inte bara ”hålla masken”.
