När Margareta Nilsson rekryterades till CEVT, ett Göteborgsbaserat systerbolag till Volvo, var det fortfarande ett nystartat projekt. Ambitionerna var dock skyhöga och forskningsprojektet som var inne på sitt andra år hade redan vuxit lavinartat i uppgifter och hög kompetens från ett flertal länder. Medarbetarna var 600 i antal och tempot fortsatte accelerera. Men kommunikationsarbetet var fortfarande i sin linda.

– Det var bråttom att hitta strukturer och digitala samarbetsytor. Efter två år började den grafiska profilen ta form och loggan blev färdig kring denna tid. Men annat som mallar och typsnitt var ännu inte på plats och det fanns stora behov att skapa infrastruktur för internkommunikationen. Mycket vara fortfarande oskrivet, säger Margareta Nilsson.

Till utmaningen med den snabba tillväxten fanns också dimensionen att CEVT (China Euro Vehicle Technology) är kinesiskägt, vilket innebär medarbetare som arbetar i helt olika tidszoner och talar olika språk och kinesiska ägare som är vana vid en rasande fart.

Vad var er första prioritet när du blev Corporate Communication Manager?
– Ett viktigt steg för oss som kommunikationsavdelning var att hitta vår profil och identifiera vad som var unikt för oss. Vi behövde positionera oss som en stark nyckelspelare i fordonsindustrin här i Sverige men även internationellt. Eftersom vi fortsatte att växa så oerhört fort var ett starkt varumärke nödvändigt för att fortsätta rekrytera den höga kompetens vi sökte och behålla den expertis vi redan hade. Min uppgift blev att se till att skapa effektiva kommunikativa vägar och bygga digital närvaro. Och vi behövde bygga flygplanet medan vi flög.

I varumärkesarbetet valde man att ta fasta på det svenska och kinesiska ursprunget, med mixen som ”Scandinavian cool and Asian vibrant”. I processen att koka ner sina kärnvärden avsattes mycket tid till att lyssna in hela organisationens uppfattning. Det blev en intensiv period med många workshops, rundabordssamtal bland anställda och konsulter kring frågeställningar som vad betyder det att jobba här?, vad är unikt med oss? och vad blir du del av när du jobbar här?

Du beskriver att valet att ha kärnvärden som aktiva verb blev mycket slagkraftigt. Varför?
– Dels tror jag att det hjälpte oss att vara mer konkreta med vår mentalitet då vi som innovationscentrum inte kan samlas kring en produkt eller tjänst. Verbformen gör värdena extra tydliga då de är handlingsorienterade och går att applicera i vår vardag. Våra kärnvärden ”Think big. Find a way. Get inspired” ställer visserligen höga krav på oss medarbetare, men de som dras till oss är också ingenjörer och experter på sina områden med stor personlig drivkraft. De behöver vara personer som hittar sin väg i en föränderlig värld och vårt sätt att jobba genomsyras av dessa tre ledord. När vi är agila i tanken skapas också utrymme för kontinuerlig förändring.

”Jag har behövt släppa mitt kontrollbehov och tänka i helt nya banor för att anpassa mig och planera mitt arbete med en organisation i ständig förändring”

Med en blick i backspegeln, vilka har varit era mest lyckosamma val under resans gång?
– Det agila arbetssättet i hela organisationen blev tidigt en förutsättning för att kunna röra sig framåt i den hastighet vi gjort. Jag har behövt släppa mitt kontrollbehov och tänka i helt nya banor för att anpassa mig och planera mitt arbete med en organisation i ständig förändring. Jag kan inte planera halvårsvis, knappt för ett kvartal utan behöver klara av att utgå från en grov bild av läget och se kommunikationen som en helhet. Det kräver att jag är agil nog att förstå att även den bilden kommer att ändras. Men effekten har blivit att vi lärt oss att vara betydligt snabbare i våra problemlösningar men också på att reagera på omvärlden. Vi har behövt fungera mer som en nyhetsredaktion.

Margareta ser att det agila arbetssättet engagerar betydligt fler i problemlösningar. En annan effekt har blivit att hela organisationen fungerar bättre i sin storytelling. Här har den nya informationshuben varit en viktig komponent:

– Vi valde att skapa en informationshub som skulle serva alla med ”allt”. En slags sammanslagning av ett intranät och olika verktyg i arbetet, med allt från projektstyrning till hantering för gruppmöten, mywork, it-support, support för våra ingenjörer och tidsrapportering. Här har vi samlat ”allt som berör din vardag”.

På startsidan som har mer än 4000 nedslag dagligen delas artiklar och nyheter som rör organisationen, tekniska trendspaningar och liverapporter för den som vill följa en kollega på någon mässa via Yammer. Här får medarbetare utrymme att dela sina stories och vad de lyckats med i sina projekt och då synligheten och därmed genomslagskraften är stor, tar många tillfället i akt att visa vad de bidrar med. Här har kommunikationsavdelningen valt att inte korrigera felskrivningar för att bevara det autentiska och därmed genom olika röster nå ut så brett som möjligt.

Vad har du saknat allra mest under dessa snabbväxande år?
– Tiden till att reflektera. Den har fått komma mer i farten, och det har varit svårt att karva ut tid till att ta ett steg tillbaka och se processer från olika utgångslägen. Sedan något år tillbaka har jag därför valt att vara del av EGN:s nätverk, där jag träffar kollegor i liknande roller i Göteborgsregionen. Där får vi värdefull tid att reflektera tillsammans och låna varandras erfarenheter.

Vilka råd vill du ge till den kommunikationschef som är på väg in i en snabbföränderlig organisation?
– Se kommunikationsarbetet som en kundresa. Låt andra utanför kommunikationsavdelningen vara era ambassadörer och förlängda armar. Utmana ditt kontrollbehov att inte överplanera. Håll dig hellre öppen och låt dig inte främst styras av kontentkalendrar, så kan du både bli mer relevant och öka din egen produktionskapacitet. Sträck er efter att arbeta alltmer agilt. Bygg också nära relationer på så många ställen som möjligt, det hjälper dig att hålla örat mot rälsen både externt och internt.