9 experttips som hjälper dig att leda ditt digitala möte
Tycker du också att du är vass på multi-tasking? Risken är att du faktiskt överskattar den förmågan. Forskning visar nämligen att vi inte alls multi-taskar så bra som vi tror – och att det faktiskt märks väl på vårt lyssnande. I artikeln får du också 9 tips att lyckas med mötet – för det räcker inte att flytta över din fysiska ”ledarteknik” till det mobila mötet.
Vi kan helt enkelt inte vara mentalt närvarande i ett telefonmöte eller virtuellt möte om vi samtidigt mejlar, messar eller läser något på sociala medier. I en amerikansk undersökning jämfördes två grupper som båda var med i ett telefonmöte. Den ena gruppen fokuserade på samtalet, medan den andra gruppen fick i uppgift att samtidigt passa på att mejla. Även om den mejlande gruppen tyckte sig klara testet bra, visade det sig att deras lyssnarkapacitet var jämförbar med förmågan hos en starkt haschpåverkad person.
Hur ofta gör vi då något annat, eller de som vi faktiskt har ett digitalt möte med?
Telefonkonferensföretaget Intercall lät 2014 göra en undersökning bland 500 av sina användare om vad de gjorde under själva telefonmötet. Hela 82 procent medgav att de faktiskt tog tillfället i akt att även uträtta annat:
63% skickade mejl
55% lagade mat eller åt
47% gjorde ett toalettbesök
44% skickade sms
43% var på sociala medier
25% spelade dataspel
21% shoppade online
Dessutom befann sig vissa i telefonkonferensen medan de var på McDonalds lekrum, under en pågående bröllopsrepetition, på några vänners fest och i en provhytt.
Med det sagt, då det mobila och virtuella mötet inte kommer att avta, är det väl värt för dig som leder denna typ av möten att vara medveten om utmaningarna, och jobba på så goda förutsättningar som möjligt för ett brett engagemang. För det räcker inte att flytta över sin fysiska ”ledarteknik” till det mobila mötet. Det går sällan bra eftersom kommunikation blir fattigare, koncentrationsförmågan är betydligt kortare och du tappar överblicken över gruppen och den sociala upplevelsen. För att nämna några utmaningar.
9 konkreta tips som hjälper dig leda det digitala mötet
- Planera. Det är a och o att i förväg ha gjort en tydlig målbild av varför ni ska mötas och vad ni ska ha åstadkommit. Addera gärna här din förväntan och hur du kommer att engagera varje deltagare, så att de inte kommer med ett tomt ark.
- Minska teknikbarriärer. Bjud bara in ”rätt” personer, det vill säga så få som möjligt. Skicka all information redan i inbjudan (pinkoder, länkar, nummer)
- Kom i god tid. Logga in tio minuter före de andra, så att du kan välkomna. Ha en tydlig business-start när det är tid att avbryta småpratet.
- Börja med en runda och gärna en incheckning. Ett enkelt sätt att ”hämta hem” allas uppmärksamhet och redan från start vara närvarande.
- Förtydliga syftet och förväntansbilden med mötet (som även har gjorts inför mötet)
- Håll det kort. Efter 45 minuter är det svårt att hålla fokus, så försök att inte gå över denna tid oftare än nödvändigt.
- Involvera med frågor. Monotona föreläsningar från dig som leder, dödar engagemang. Växla hela tiden med frågor som involverar deltagarna och säkerställ att alla är aktiva i samtalet. På så sätt mister du inte den kollektiva kraften och kompetensen i gruppen, utan ser till att alla närvarande ges utrymme för delaktighet.
- Stäng av mikrofonen. När hunden börjar skälla och du själv inte pratar är det läge att stänga av ditt ljud. Det finns få saker som kan väcka irritation i ett möte som störiga bakgrundsljud.
- Håll ögonkontakt. Använd kamera när möjligheten ges. Att kunna läsa varandras kroppsspråk och ha ögonkontakt ger en betydligt starkare närvaro. Dessutom hjälper det deltagarna att välja en mer passande miljö.
Delar av materialet är hämtat från boken ”12 talares tankar om möten”, där bland andra Åsa Lindell medverkar, certifierad facilitator och nätverksledare på EGN, Sveriges största chefsnätverk.
