Sedan mars har analysföretaget Kairos Future varje vecka tagit tempen på företag och organisationer. I sin ”coronakrisbarometer” har de till cirka 8000 personer ställt frågan vilket huvudscenario organisationer för närvarande arbetar utifrån.

Helén Malmberg är framtidsstrateg på Kairos Future och senior konsult med fokus på varumärken, marknadsföring, kommunikation och ledarskap. Våren på analysföretaget vars motto är ”att hjälpa företag och organisationer att förstå och forma sin framtid”, har varit minst sagt hektisk. När EGN Magazine möter Helén för att samtala om höstens arbetsliv har hon precis avslutat en digital workshop om hur man fångar upp trender och ska förbereda sig för att coacha en grupp chefer som tvingats säga upp delar av sin personal. Våren har krävt helt nya färdigheter, och hon har liksom sina kollegor ”tvingats bli fena på digitala möten och verktyg”, som hon själv säger:

– Det är ändå fantastiskt hur bra det har gått att ställa om och att arbeta utifrån flera nya verktyg. Man kan skapa en god atmosfär, närvaro och ett effektivt arbetsklimat om man lär sig att använda dessa på rätt sätt och tar fram vissa ”spelregler” för olika sorters möten.

”En viktig fråga blir hur vi framöver kommer att lyckas ersätta det spontana och sökande mötet som inte kan planeras på förhand, samt hur vi kan överkomma den försämrade problemlösningsförmågan som kan komma med ”alltför effektiva” digitala möten.”

Nya rekommendationer om fortsatt hemmakontor

Den 30 juli gav statsepidemiolog Anders Tegnell fortsatta rekommendationer om att i största möjliga mån arbeta hemifrån fram till nyår, men talade samtidigt om en viss åtgång till ordinarie arbetsplats, genom att till exempel börja gå tillbaka i skift:

– Arbetsgivare måste fundera över hur man lägger upp det. Det är inte så att alla personer behöver vara hemma hela tiden. Man kan tänka lite innovativt här med exempelvis skiftgång, som håller nere både resandet och närvaron på arbetsplatsen men ändå ser till att alla kan vara på arbetet ibland.

Helén, vilken förväntan såg ni från er krisbarometer att svenska folket hade innan den senaste presskonferensens fortsatta rekommendationer?

– Det som tydligt framkommer av våra undersökningar är att dryga 60 procent hade planerat för att pandemin även fortsättningsvis kommer att påverka dem i stor omfattning, där pandemin tros komma i vågor likt under våren, med olika restriktioner fram tills att det finns ett vaccin. I början av våren upplevde sig alla i ett 100 procentigt krisläge men mycket har skett sedan dess för att hitta ”det nya normala”. 

”Vissa människor upplever att de arbetar ännu mer nu, och det blir därför allt viktigare att klara av att avgränsa sin arbetstid i hemmamiljö, då slussen mellan fritid och jobb blivit mer otydlig.”

Du har beskrivit att många gått ”från kaos till nyorientering”. Hur långt har svenskt näringsliv kommit i sin anpassning till krisen?

– Vi kan se en långsam förskjutning av bedömningarna gå från kaos mot nyorientering, där det kommer en allt större tydlighet om vägen framåt. Före semestern uttryckte majoriteten av våra deltagare att de fortfarande befann sig i krisläge, där endast en tredjedel menar att de helt lyckats omorientera sig. Många organisationer och företag har visat på stor flexibilitet, där en hel del beteendeförändringar har skett. Med tiden kommer vi att se hur dessa nya beteenden påverkar oss, bland annat i vår kreativitet, problemlösning och samhörighet. Behöver detta stå tillbaka och i så fall hur? Och vilka permanenta beteendeförändringar kommer vi att se när pandemin är över? Vissa människor upplever att de arbetar ännu mer nu, och det blir därför allt viktigare att klara av att avgränsasin arbetstid i hemmamiljö, då slussen mellan fritid och jobb blivit mer otydlig. Vi kan även läsa mellan raderna att den psykiska ohälsan har stigit på sina håll. Hur och på vilka sätt vårt mående påverkas av dessa nya arbetssätt återstår alltså att se.

Tegnell uppmanade den 30 juli arbetsgivare att vara vaksamma över en ökad psykisk ohälsa med hemmakontor. Har ni märkt av detta även i er krisbarometer?

– Absolut, vissa vittnar om en växande psykisk ohälsa till följd av vårens minskade fysiska arbetstid, detta i kombination med att det för många är tuffare att avgränsa fritid och arbetstid i hemmamiljön. Människan kommer alltid att behöva den mänskliga kontakten, inte minst för samhörighet och kreativitet. Så det fysiska mötet kommer aldrig att kunna ersättas fullt ut, däremot kommer det att omformas.

”Vad vi kan se är att för chefer blir det fortsatt allt viktigare med flexibilitet och det personliga ständiga lärandet.”

Apropå möten, vad ser ni kommer att känneteckna höstens och framtidens möten?

– Det blir en boom av videokonferenser och färre telefonsamtal då vi har blivit allt mer medvetna om vikten av att se varandra och kunna läsa varandras kroppsspråk. Syftet i mötet har blivit ännu viktigare under våren. Vi har också blivit allt effektivare, då mycket arbete präglas av leveranser och avstämningar snarare än spontana diskussioner. En viktig fråga blir därför hur vi framöver kommer att lyckas ersätta det spontana och sökande mötet som inte kan planeras på förhand, samt hur vi kan överkomma den försämrade problemlösningsförmågan som kan komma med ”alltför effektiva” digitala möten. Förmodligen kommer vi att se en utveckling mot lite mer spontana onlinemöten och ännu mer effektivitet i det fysiska mötet. Men som sagt, det fysiska mötet är fortfarande oersättligt ur flera aspekter.

Hur kan vi förvänta oss att höstens arbetsliv ser ut? 

– Vi har en vår bakom oss där 80 procent uppmanats att jobba hemifrån och där man talat om ”flykten från kontoret”. Google gick för ett par dagar sedan ut med att anställda kommer att ges möjligheten att jobba hemifrån till juli 2021, och före sommaren tog Twitter det hela ännu längre genom att meddela att vissa anställda kommer att få arbeta hemifrån permanent. Det är tydligt att vi fortsättningsvis kommer att jobba hemifrån mer än någonsin tidigare. En knapp tredjedel av våra respondenter hade före de senaste rekommendationerna om fortsatt hemmakontor redan planerat att jobba främst på distans och nästan hälften uppgav att de främst kommer att arbeta på sin fysiska arbetsplats, dock med distansinslag. Fortsatta restriktioner kring hur många som kan mötas påverkar förstås i stor omfattning, där majoriteten utgår från fortsatta restriktioner vid över 50 deltagare. 

Hur kommer ledarskap att förändras med Covid-19?

– Vi har haft många diskussioner med våra kunder om just distansledarskap, vilket är en knivig fråga. Vissa av våra kunder har utövat detta länge, med sina medarbetare i olika delar i världen, medan det för många är en stor förändring.

– Vad vi kan se är att för chefer blir det fortsatt allt viktigare med flexibilitet och det personliga ständiga lärandet. Tydligt är att ledare behöver vara allt flinkare vid datorn. Nya hjälpmedel dyker ständigt upp och det gäller att inte vara rädd för att testa nytt och utmana sina gamla färdigheter. 

________________________________________________________________

Helén Malmberg är framtidsstrateg och senior konsult med fokus på varumärken, marknadsföring, kommunikation och ledarskap på Kairos Future och har under tjugo år verkat som marknadschef och marknadsdirektör. Hon är även en uppskattad facilitator på EGN, Sveriges största chefs- och kompetensnätverk.