En av de yrkesgrupper som under årets coronakris fått en allt mer framträdande roll i våra organisationer är Facility Managers (FM). EGN Magazine mötte Karin Bergfasth för ett samtal om årets krishantering och varför rollen som FM blivit viktigare än någonsin.

Vid 34 års ålder har hon redan mer än tio års erfarenhet av rollen som Facility Manager. Under krisen har Karin Bergfasth även passat på att byta arbetsplats. Efter uppdraget som Head of Facilites på Bonava, ett företag med stor digital nyfikenhet och nytänkande, har hon precis inlett sin tjänst som lokal- och säkerhetsansvarig på Skolverket. En förändringsresa som hon gissar kommer att bli hennes mest krävande hittills.

Innan vi hunnit till första frågan har hon redan börjat mappa ut vilka förändringar som hon ser har skett med rollen. Uppenbart är att det är en hel del nya prioriteringar som kommit i och med den nya spelplan som gäller sedan intåget av coronapandemin.

”En FM har idag betydligt större krav på sig att fungera som en hubb i verksamheten och lyssna in anställdas behov”

Hur skulle du beskriva dina senaste månader som FM i ljuset av Covid-19?

– Akutfasen kom med en mängd nya uppgifter, som till exempel att scanna marknaden för att få tag på otaliga liter handsprit. I samband med det dök nya frågor upp, som hur distribueras brännfarligt material? Vilken lagstiftning gäller och vilka budfirmor kan anlitas för den typen av produkter? Året har inneburit enormt mycket kommunikation. Tillsammans med arbetsmiljöchefen har jag haft huvudansvar att ta fram det underlag som vår vd behövde för att kunna fatta beslut om rätt åtgärder och det har ofta dagligen varit löpande avstämningar.

Hur tycker du att rollen som FM förändrats under de senaste åren och kanske inte minst under pågående kris?

– De senaste fem åren har vi som facility managers arbetat mycket med att aktivitetsbasera våra arbetsplatser. Det är ett viktigt förändringsarbete som jag har samtalat mycket om i den nätverksgrupp med facility managers jag är del av. I och med coronakrisen har frågan blivit ännu mer brännande, där den digitala resan har behövt accelereras med motsvarande flera års process. En FM har idag betydligt större krav på sig att fungera som en hubb i verksamheten och lyssna in anställdas behov. Inte för att agera på varje individs önskan, vilket skulle bli kaotiskt, utan mer på ett övergripande plan och på så sätt kunna avgöra vilka de smartaste förändringarna är framåt.

”Den fysiska kontorsmiljön får istället alltmer fokus på att erbjuda mötesplatser, där samverkan står i centrum”

Hon menar att tiden är förbi då anställda kommer in till sin arbetsplats och dockar in sin dator för att sätta igång med dagens uppgifter. Den fysiska kontorsmiljön får istället alltmer fokus på att erbjuda mötesplatser, där samverkan står i centrum.

– Rollen som FM innebär att vi har mycket kontakt med egentligen alla roller i företaget och därmed blir en viktig länk i många olika sammanhang. Det innebär att vi snabbt blir varse vad som händer i organisationen. Det ligger i rollens natur att ha ett helhetsperspektiv och kunna hjälpa och lyssna in individer och samtidigt förmedla andras tjänster.

Hur resonerar du kring det kommande året?

– Jag ser att vi fortsättningsvis kommer att behöva ta hänsyn till coronaläget under hela nästa år, förhoppningsvis allt mindre och mindre i vardagen. Här tror jag att det är viktigt att inte agera med för stora ryck utan hellre arbeta mer dynamiskt. Vi har inte tillräckligt mycket data för att ta stora steg, utan här gäller det att snarare införa små justeringar och testa saker i mindre skala för att se om ”isen bär”.

Hon lyfter behovet av att som FM ständigt vara uppdaterad om nya tekniska lösningar och ha insyn i hur andra organisationer gör. Här har hennes nätverksgrupp med andra facilitychefer i samma storstadsregion blivit en stor tillgång:

– Vi är ett femtontal olika facility managers från en rad olika branscher. Det första halvåret vigde vi helt åt coronakrisen och delade kunskap och bollade olika lösningar. Personligen har jag fått stor nytta av erfarenhetsutbytet i processen att ta mitt embryo av en idé till verklighet och genom att provtänka olika lösningar har jag kommit i mål på mycket kortare tid.

”Den tidigare bilden av ”den elaka tanten” som agerar polis i byggnaden är förbi. Kravet på oss har skärpts och vår uppgift är att ta fram de lösningar som krävs för att företaget inte ska riskera att hamna på efterkälken”

Vilken lärdom tar du med dig in i ditt förändringsarbete på Skolverket?

– I kristider finns det en naturlig press att snabbt hitta lösningar. För ett hållbart förändringsarbete gäller det dock att våga skynda långsamt. I min roll där jag behöver lyssna in så mångas perspektiv, blir man uppmärksam på det som fungerar bra likväl det som inte gör det. Jag tror stenhårt på att våga ta sig tid att lyssna. Därför kommer vi i Skolverkets förändringsresa skapa en referensgrupp där alla avdelningar finns representerade. Jag tror att en del organisationer kan tycka att det här sättet tar för lång tid och riskerar därför att välja lösningar som inte långsiktigt är de bästa.

Vad är din spaning framåt – och vad kommer att krävas?

– Jag är egentligen inte förtjust i begreppet ”det nya normala”, men faktum är att vi alla står inför en ny verklighet. Om man inte redan är där som organisation behöver man ta till sig att vi har helt andra förutsättningar och en helt annan spelplan än i mars. Som FM måste man vara med i matchen och omvärldsbevaka betydligt mer. Vi behöver vara snabba på att se vilka tekniska hjälpmedel som finns tillgängliga och ge underlag till våra vd:ar om vad som är möjligt att göra. Som attraktiv arbetsgivare behöver man kunna erbjuda anställda att jobba betydligt mer hemifrån, vilket i sin tur innebär ett minskat behov av lokaler. Kontorets fysiska plats handlar allt mer om att vara en mötesplats för samverkan. Som facility managers har vi en oerhört viktig roll att lyssna in och analysera företagets specifika behov och kunna realisera vilka åtgärder som behövs. Den tidigare bilden av ”den elaka tanten” som agerar polis i byggnaden är förbi. Kravet på oss har skärpts och vår uppgift är att ta fram de lösningar som krävs för att företaget inte ska riskera att hamna på efterkälken. 

Karin Bergfasth är med i en av EGN:s nätverksgrupper för facility managers. Önskar du utöka ditt erfarenhetsutbyte med chefer inom din yrkesroll? Kontakta nätverksrådgivare Elin Niklasson på elin.niklasson@egn.se eller +46 70-381 07 66.