Landets Facility Managers har haft ett oerhört intensivt år. EGN Magazine mötte två medlemmar från EGN:s nätverksgrupper med FM-chefer i Göteborg respektive Stockholm för att samtala om året som gått. Monika Ahlström arbetar med Real Estate, Facilites & Security på Nasdaq och Ronny Stenseth är Fastighetschef på svenska it-företaget Hogia.
– Alla Facility Managers i vår EGN-grupp har en förhållandevis liknande upplevelse av årets coronakris. I våra Teamsmöten har vi jämfört våra olika lösningar för lokaler och anställda och i stort har vi alla fått införa liknande åtgärder. Coronakrisen har förstås varit det stora samtalsämnet, där det under det första halvåret tog mycket av vår tid. Det har faktiskt varit väldigt skönt att mitt i krisen inse att vi alla har haft utmaningar inom detta område, och att det har varit ett väldigt annorlunda år där vi har fått tänka om i planering och prioritering, säger Ronny Stenseth.
Vad har varit fokus som FM på Nasdaq?
– På ett sätt har det här året varit som att börja om från början: se på allt det vi gör med nya ögon och ställa ganska basala frågor, dels ur ett kort perspektiv, men också ur ett längre. Vem ska komma in till kontoret och varför? Hur ska de sitta, vilka får träffas och vad behövs för att behålla produktiviteten? Våra anställdas och kunders säkerhet har varit och fortsätter vara Nasdaqs absolut högsta prioritet och vi har ett fantastiskt samarbete mellan Global Risk, Global Real Estate, Facilities och Security, HR, Communications och Legal. I FM teamet har vi sett över våra befintliga rutiner och att erbjuda det som efterfrågas på kontoret på ett så säkert sätt som möjligt. Vi har mätt upp säkert avstånd mellan arbetsplatser, satt upp så kallade ”sneeze guards” i receptionen, strösslat med stationer för handsprit samt med skyltar om att hålla avstånd och om det nya maxantalet tillåtna personer i mötesrum, hissar och i lunchrestaurangen. Vi har ökat på städningen och desinficeringen av kontaktytor, använder munskydd och all personal som ska komma in till kontoret ombeds först att göra en daglig ”health check” via en app, berättar Monika Ahlström.
” Man erbjuder dessutom sina anställda två dagars fri ledighet varje månad under pandemin, för att komma ifatt med sig själva och kunna lyfta blicken från sitt hemmakontor.”
Vad är du mest stolt över från er krishantering på Nasdaq?
– När jag pratat med andra inom FM upplever jag att vi varit snabba i många olika avseenden; till exempel tog man tidigt fram verktyg internt för att hantera, utvärdera och kommunicera kring situationen rörande Covid-19 och interna riktlinjer togs fram för att hålla vår personal trygg på alla våra kontor globalt. Konkreta beslut fattades om att man till exempel får ta hem sin tekniska utrusning som skärm och docka samt ett globalt så kallat ”chair allowance” erbjuds för de som behöver köpa hem en skrivbordsstol. Jag tycker verkligen att personalens välmående har prioriterats högt under pandemin. Nasdaq erbjuder dessutom sina anställda två dagars fri ledighet varje månad under pandemin, för att komma ifatt med sig själva och kunna lyfta blicken från sitt hemmakontor, säger Monika.
Ronny, kan du ge exempel på en konkret tuff utmaning du haft på Hogia?
– En av uppgifterna inom facilitydelen har varit att möta förväntningarna från de anställda. Vi har en krisgrupp speciellt för hantering av Covid-19 som vi ständig för dialog med och som under den första tiden dagligen bevakade och hanterade händelser och införande av åtgärder. Tillsammans har krisgruppen och facilitydelen på kort tid gjort stora omställningar som desinficering, markeringar i golven, och i konferensrummen, utglesning av arbetsplatser, schema för lunch, möjlighet att träna på distans för att uppmuntra till rörelse även om man sitter hemma för att nämna något. Ett exempel som för oss har varit lite extra utmanande är hantering av ventilation och rätt fukthalt. Det kom tidigt önskemål om att öppna alla dörrar för att personalen inte skulle behöva ta i dörrhandtag. Detta skulle ge klart sämre förutsättningar för vårt ventilationssystem att hålla rätt temperatur, luftflöde och fukthalt. Genom vår EGN-grupp fick jag ta del av andras erfarenheter av att göra liknande åtgärder med att öppna husets alla dörrar, där det blev förödande för deras ventilationssystem. Vårt sätt att hantera detta blev att tidigt sätta in kraftåtgärder för att rengöra och med speciellt medel desinficera alla beröringsytor inklusive dörrhandtag. Jag tycker att krisgruppen har varit väldigt lyhörda på frågor och ständigt kommunicerat ut våra åtgärder och lugnat och uppmuntrat våra medarbetare.
Hur har karaktären på denna kris påverkat hur du tagit hjälp av andra?
– Ingen av oss är ensamma i detta. Hela världen sitter i samma båt och vi står alla inför det okända. Det gör att det finns en ökad förståelse för varandras utmaningar, vilket vi inte minst märkt i medvetenheten att saker och ting tar längre tid. Till skillnad från interna kriser har vi kunnat inhämta råd och stöd från flera håll, inte minst i det regelbundna erfarenhetsutbytet med andra FM:s i Göteborgsregionen genom mitt chefsnätverk, berättar Ronny.
”Vi har erfarenhet av hur människor beter sig på arbetsplatsen och har ofta väl uppbyggda sociala nätverk både internt inom företaget och bland externa rådgivande kontakter. Vi får saker att hända.”
Monika, tycker du att rollen som Facility Manager har förändrats under det senaste året?
– I samband med diskussioner om kontorets betydelse, produktivitet och engagemang bland de anställa, med anledning av pandemin, har Facility Management blivit ett mer omtalat ämne hemma hos folk i stugorna. Även om jag tycker att Facility Management är ett ämne och en roll som börjat bli lite mer synligt, så är det fortfarande många som inte har koll på vad vi egentligen gör. FM teamet besitter en mycket bred kunskap, om såväl byggnad, tekniska data och myndighetsfrågor som hållbarhet och säkerhet. Vi vet hur människor beter sig på arbetsplatsen och har ofta väl uppbyggda sociala nätverk både internt inom företaget och bland externa rådgivande kontakter. Vi får saker att hända. Allt är viktigt för en facility manager, högt som lågt. Och detta visar sig gälla även under pågående pandemier.
EGN är Europas största chefs- och kompetensnätverk och har 15 000 medlemmar i 14 olika länder. Önskar du utöka ditt professionella och personliga erfarenhetsutbyte inom Facility Management eller annat yrkesområde på ledarnivå? Kontakta nätverksrådgivare Elin Niklasson på elin.niklasson@egn.se eller +46 70-381 07 66.
