När kommunikationen fungerar är den en superkraft i förändringsarbetet som hjälper till att bygga medvetenhet, kunskap och engagemang hos medarbetarna så att de både vill och kan ta till sig nya arbetssätt och beteenden. Som chef har du en avgörande roll i kommunikationen och ditt agerande påverkar hur snabbt och bra det går. Många chefer tycker det är svårt men det behövs inga superkrafter. Med kunskap om vad som krävs och några smarta strategier hittar du mer kraft.
Kommunikation kan vara en framåtkraft som skapar en fokuserad och positiv rörelse i organisationen som behövs för att förändringen ska lyckas. När kommunikationen fungerar mindre bra riskerar den att bli en motkraft till följd av desinformation, ryktesspridning och fokus på fel saker.
Förändringskommunikationens utmaningar
All ledarkommunikation handlar om att tydliggöra medarbetarnas roll och hur den hänger ihop med helheten, att hjälpa till att fokusera på det som är viktigt och att se till att alla har informationen de behöver för att kunna bidra på rätt sätt. Att engagera och motivera genom dialog, feedback och att uppmärksamma framgångar är andra viktiga delar.
Du behöver också förstå och ta hänsyn till hur vi människor reagerar och beter oss i förändring när det kända och invanda ska ersättas av någonting nytt och okänt som skapar osäkerhet, ändrar spelregler och förändrar invanda maktstrukturer. Det kan leda till oro, rädsla och motstånd som måste bemötas och hanteras i din kommunikation för att komma framåt.
För att lyckas med förändringskommunikation är det avgörande att kommunicera tidigt och kontinuerligt och att vara öppen och transparent. Rätt avsändare för olika budskap är också viktigt där de övergripande budskapen om förändringen kommuniceras av högsta ledning och närmaste chef kommunicerar om vad det innebär för den egna verksamheten.
Att lyssna på medarbetarna, ge tid och möjlighet för dialog och feedback är en förutsättning för att skapa delaktighet och engagemang under hela resan. Ju tidigare du börjar kommunicera, desto mer tid har du till att hantera reaktioner och motstånd och stötta medarbetarna att ta sig igenom förändringen. Det kan upplevas både svårt och till och med obehagligt att öppna upp för dialog och inte ha svar på alla frågor.
Därför är det viktigt att du ger dig själv tid för att sätta dig in i förändringen, förbereder dig och är medveten om vad du själv tycker och tänker innan du kommunicerar med dina medarbetare. Om det finns ett förändringsteam kan du hitta stöd där. Men du kan också ta hjälp av andra chefer i förändringen så att ni stöttar varandra.
Förändrade arbetssätt och bestående beteendeförändringar tar tid och därför är det viktigt att inte släppa taget när förändringen är införd utan att förstärka den långsiktigt. Att lyfta fram och fira framsteg, hjälper till att hålla riktningen, farten och motivationen uppe till ett bestående resultat. Det kan kännas frestande att mentalt pricka av förändringen och gå vidare med nästa men här gäller det att vara synlig och aktiv som ledare och fortsätta kommunicera
Hitta din kommunikationskraft
När medarbetare själv rankar sina viktigaste kommunikationskanaler är det den närmsta chefen som är viktigast. Hur kommer det sig? Framför allt beror det på att du som chef redan är trovärdig i din roll, att du förstår verksamheten, kan översätta och förklara vad förändringen innebär. Du kan också ge feedback på hur det går och visa att ni är på rätt väg. Sist men inte minst är du någon som medarbetarna kan prata direkt med.
Varför är ledarkommunikation så svårt?
Samtidigt som 90% av tillfrågade chefer tycker att kommunikation är en strategisk framgångsfaktor för att nå sina affärs- och verksamhetsmål tycker 70% att det är svårt att kommunicera på ett bra sätt.
Att chefer tycker det är svårt att kommunicera handlar bland annat om otydliga förväntningar, dåliga förutsättningar som till exempel för lite kunskap om förändringskommunikation eller tillräckligt synligt stöd från ledningen. Många chefer tycker dessutom att det är svårt att hinna med och att det ibland kan kännas övermäktigt att både kommunicera runt den egna verksamheten, företagsgemensamma satsningar och förändringar som pågår. Dessutom oroar sig många chefer hur medarbetarna ska kunna ta sig tiden och orka ta till sig all kommunikation.
5 tips för att kommunicera smartare i förändring
Utan spaning ingen aning.
Genom att vara nyfiken och lyhörd på vad som händer i omvärlden och utforska det tillsammans med dina medarbetare löpande, bygger du både nyfikenhet och förändringsberedskap framåt.
Koll på kartan och resan.
Med en tydlig karta som visar hur landskapet och resan ser ut med mål, strategier och pågående förändringsinitiativ kan du visa hur förändringen passar in i och bidrar till helheten. Det gör det enklare för hjärnan att ta till sig.
Riktning, fart och uthållighet – hela vägen.
I stora långsiktiga förändringar är det viktigt att hålla riktning, fart och uthållighet över tid. Genom att hålla kommunikationen i gång, fortsätta peka ut riktningen och visa att vi rör oss framåt är det lättare att hålla uppe engagemanget under hela resan.
Återbruka och samarbeta mer.
Det som kan ta mycket tid är att förbereda kommunikationen till dina egna medarbetare. Det brukar finnas en hel del kommunikationsstöd att bygga vidare på från förändringsteamet om det finns ett sådant. Men ta också hjälp av andra chefer och dela med er av bra idéer och tips. Kanske kan du också hitta och återbruka annan kommunikation för att skapa något som fungerar och är relevant för dig och ditt team.
Digitala verktyg är smarta verktyg.
Dagens digitala verktyg för samarbete och delaktighet har en otrolig potential för att inte bara nå ut snabbt med kommunikation utan även skapa transparens, involvering och dialog. Utforska, testa och lär dig själv och ditt team nya digitala verktyg för att skapa informera, skapa dialog, involvera och samarbeta.
Detta var fjärde delen i artikelserien om förändringsdrivet Ledarskap.
Artikelserien har skapats i samarbete med Improviate som är specialister på förändringsledning tagits fram för att hjälpa dig och underlätta din förändringsresa. Här hittar du alla delar i artikelserien samt 2 föreläsningar att ta del av.
Här hittar du del 1.– Håll i och Håll ut – Tuffa tider kräver ett starkt förändringsdrivet ledarskap
Här hittar du del 2. – Ensam är inte stark – Förändringsarbete är en lagsport
Här hittar du del 3. – Låt ledarskapet lysa i förändringsarbetet
Här hittar du webinaret – Vad är grejen med förändringsledning? Från Februari 2023
Här hittar du webinaret – Vad är grejen med förändringsdrivet ledarskap? Från Mars 2024
